Records Manager and Archivist

Bli en del av Sykehuset Østfold! Som dokumentforvalter i Seksjon for arkiv vil du bidra til å ivareta og videreutvikle arkiv- og dokumentforvaltningen ved helseforetaket. Seksjon for arkiv er organisert under Klinikk for medisin, og holder til på Grålum i Sarpsborg.

Arkivfeltet er under rask endring som innebærer nye, digitale løsninger for dokumentforvaltningen. Vår sentraliserte arkivtjeneste står ovenfor et nytt periodeskille med implementering av ny felles regional Public 360 v.6.12-løsning i sky. Nå ønsker vi å få styrket vårt arkivteam særlig i forbindelse med utvikling av automatiserte prosesser. Vi søker etter deg med erfaringer fra implementering av digitale løsninger/verktøy, automatisering av tjenester og oppdatert digital kompetanse innenfor arkivfeltet.

Den som ansettes vil bli en del av teamet, men skal også ta del i videreutviklingen av styrende dokumenter og prosesser for dokumentforvaltningen. Vi ser etter deg som vil være en pådriver for at arkivet etterlever arkivlov og forskrift, offentleglova, forvaltningsloven, spesialisthelsetjenesteloven og annet relevant lov- og regelverk som hører til arkivdanningen. Arkivtjenesten server om lag 100 ulike avdelinger og underenheter, med rundt 1000 saksbehandlere.
 

Arbeidsoppgaver

• Sikre etterlevelse av Arkivlov, Offentleglova, Forvaltningsloven og annet relevant regelverk
• Daglig drift og kvalitetssikring av prosesser tilhørende dokumentforvaltningen
• Journalføring og fordeling av post/dokumentasjon som mottas gjennom ulike kanaler
• Videreutvikle og se etter forbedrede metoder, rutiner og løsninger innen arkiv- og dokumentforvaltning
• Utviklings- og forbedringsarbeid som bidrar til mer effektive, automatiserte og brukervennlige arbeidsprosesser
• Oppfølging av avvik, revisjoner av Dokumentasjonsplan og andre styrende dokumenter innen arkiv/saksbehandling
• Brukerstøtte, rådgivning og kurs i Public 360 -og innen saksbehandling og arkiv
• Tilgangsstyring og systemadministrasjon
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv

Det kan forekomme endringer/utvikling av stillingen.

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning innen dokumentasjonsforvaltning, elektronisk arkivdanning og arkivbevaring, informasjonsteknologi eller tilsvarende 
• Relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk og digital saksbehandling i statlig virksomhet vil bli tillagt vekt
• Gode kunnskaper om arkivlovgivning, offentlig forvaltning og mediekonvertering av analoge arkiv
• Erfaring med Noark-baserte elektroniske saks- og arkivsystemer, fortrinnsvis Public 360
  
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  

Andre ønskelige kvalifikasjoner:

• Kunnskaper om tidligere versjoner av arkivsystemer med NOARK-standard
• Kunnskaper om mediekonvertering, elektroniske arkivuttrekk av papirarkiver som tilfredsstiller kravene fra Nasjonalarkivet

Personlige egenskaper

• Erfaring med å ha stor grad av selvstendighet og/eller ansvarsnivå 
• Svært gode relasjons- og samarbeidsevner
• Er endringsvillig og ser muligheter i utvikling av rutiner og arbeidsformer 
• Er fleksibel, løsningsorientert og takler høyt arbeidstempo med struktur og nøyaktighet
  
• Evne og vilje til å løse oppgaver selvstendig og drive prosesser framover
• Erfaring innen prosessledelse for å utvikle eller implementere digitale løsninger/verktøy  
• Du må bidra aktivt til et positivt og inkluderende arbeidsmiljø
• Personlig egnethet vil bli vektlagt
  

Vi tilbyr

• Hyggelige og dyktige kollegaer
• Spennende og faglig utfordrende arbeidsoppgaver
• Arbeid i et miljø med høyt tempo og faglig engasjement
• Velferdsordninger
• Gode forsikringsordninger
• Pensjonsordning gjennom KLP

_________________________________________________

Høres dette ut som stilling for deg? I så fall ser vi frem til å motta din søknad!

Beregning av lønnsansiennitet/lønnsfastsettelse

Dokumentasjon på utdanning, arbeidserfaring og lovbestemte permisjoner, som omsorg for barn og militærtjeneste, må legges ved søknaden og framkomme i CV. Vedlagt dokumentasjon må være i pdf-format på skandinavisk eller engelsk. All arbeidserfaring fra fylte 18 år registreres i CV da denne brukes som utgangspunkt for  lønnsfastsettelse og/eller lønnsansiennitet.

Generelt

I henhold til offentlighetsloven kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Sykehuset praktiserer et inkluderende arbeidsliv og følger opp regjeringens inkluderingsdugnad. Det betyr at vi ønsker velkommen kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, alder, redusert funksjonsevne, ulik nasjonal eller etnisk bakgrunn og kandidater som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere.

Kontaktinformasjon

Carita Hannele Stafne, Seksjonsleder, +47 916 80 223

Arbeidssted

Bjørnstadveien 2

1714 Grålum

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Sykehuset Østfold HF

Referansenr.: 5190885252

Stillingsprosent: 100%

Fast

Søknadsfrist: 18.11.2026