Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen.
Stillingen har en sentral funksjon i kommunens administrative arbeid, med hovedvekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR- og personalområdet.
Du vil også bidra i kommunens service overfor innbyggere og ansatte.
Vi ser etter deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og liker å skape orden, struktur og gode arbeidsprosesser. Stillingen innebærer både selvstendig arbeid og tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte i kommunen
Arbeidsoppgaver
Sentrale arbeidsoppgaver vil være:
• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen
Arbeidsoppgavene kan endres i takt med kommunens behov og utviklingen av digitale arbeidsprosesser.
Kvalifikasjoner
Det er ønskelig at du har:
• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning
• erfaring fra administrative oppgaver
• gode digitale ferdigheter og god systemforståelse
Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning.
Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.
Personlige egenskaper
Vi ser etter deg som:
• arbeider nøyaktig, strukturert og selvstendig
• har god forståelse for administrative rutiner og arbeidsprosesser
• har gode digitale ferdigheter og lærer nye systemer raskt
• kommuniserer tydelig og liker å veilede og hjelpe andre
• er serviceinnstilt og møter innbyggere og kollegaer på en profesjonell og imøtekommende måte
• håndterer flere oppgaver samtidig og evner å prioritere og overholde frister
• er fleksibel og tilpasser deg endringer i oppgaver og arbeidsprosesser
• samarbeider godt og bidrar positivt til utvikling av avdelingen
Vi tilbyr
Hos oss får du:
• en variert stilling med en sentral rolle i kommunens administrative arbeid
• et bredt arbeidsområde innen arkiv, HR, service og administrasjon
• mulighet til å bidra til utvikling av gode rutiner og digitale arbeidsprosesser
• samarbeid med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen
• en arbeidshverdag med både selvstendige oppgaver og kontakt med kollegaer og innbyggere
• lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk
Stillingen lønnes i stillingskode 6863 – Gruppe 1 fagarbeiderstillinger.
Kontaktinformasjon
Aseel Samman, arkiv- og serviceavdeling, 909 61 278
Arbeidssted
R.C. Hansens vei 2
7890 Namsskogan
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: Namsskogan kommune
Referansenr.: 5190879738
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 20.10.2026