Rådgiver innen studieadministrasjon

Om stillingen

Studieseksjonen ved Det medisinske fakultet har et vikariat frem til 30. august 2027 knyttet til studieadministrativt arbeid. 

Studieseksjonen har studieadministrativt ansvar for profesjonsstudiet i medisin. Dette innebærer blant annet ansvar for opptaks- og eksamensarbeid, saksbehandling av student-/studiesaker, veiledning av studenter, studieinformasjon og internasjonalisering.

Seksjonen har en rådgivende rolle overfor fakultetets øvrige studieprogrammer og en koordinerende rolle knyttet til studieadministrative systemer, digitale eksamener og regelverk. Du kan lese mer om studiene våre her: http://www.med.uio.no/studier/

Arbeidsoppgaver

• Superbrukerrolle i FS med ansvar for bl.a. opplæring og rutiner, tilgangsstyring, opprettelse og vedlikehold av emner og studietilbud, endring og kvalitetssikring av eksamensprotokoller, studiestatistikk og rapporteringer
• vara for TP-koordinator
• svare på spørsmål knyttet til FS og TP fra fakultetets brukere
• saksbehandling av studiesaker og annen studieadministrasjon
• koordineringsoppgaver relatert til overstående 

Andre oppgaver kan bli tillagt stillingen ved behov.

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Kvalifikasjonskrav

• stillingen krever høyere utdanning fra universitet eller høgskole på minimum bachelornivå
• annen dokumentert relevant realkompetanse vil kunne erstatte utdanningskravet 
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• gode IT-kunnskaper

Ved utvelgelse av søkere til intervju vil det i tillegg bli lagt vekt på følgende kvalifikasjoner

•  relevant erfaring fra arbeid med studieadministrasjon og studieadministrative systemer som FS, TP, Canvas og EPN
• relevant studieadministrativ arbeidserfaring saksbehandlings-, utrednings og /eller utviklingserfaring fra offentlig sektor 
• god kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for høyere utdanning og offentlig forvaltning 
• erfaring med veiledning av studenter

Personlige egenskaper

• er serviceinnstilt og bidrar til et godt arbeidsmiljø 
• har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner 
• er selvstendig, fleksibel, nøyaktig og systematisk kan håndtere mange og ulike oppgaver i et hektisk miljø 
• tar ansvar og har evnen til å være pådriver 
• evner å jobbe åpent, utadrettet og koordinerende 

Det vil bli lagt stor vekt på personlig egnethet.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid 

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger – kanskje den neste er deg?  

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Vi tilbyr

• utfordrende, spennende og varierte oppgaver hvor man kan få bred erfaring fra studieadministrativt arbeid
• et godt arbeidsmiljø 
• gode velferdsordninger.
• mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden.
• fleksibel arbeidstid, og sommertid fra 15. mai til 14. september
• En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønn i stilling som rådgiver, stillingskode 1434 i lønnsspenn fra kr  660 000 til 730 000,  fastsettes etter individuell vurdering avhengig av kompetanse og relevant arbeidserfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• CV
• Søknadsbrev
• Vitnemål og attester
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser

Din CV må registreres i Jobbnorges CV-skjema, og kan ikke kun legges ved som vedlegg. Ordningen skal sikre korrekt dokumentasjon og journalføring i tråd med forskrift til forvaltningsloven § 15.

Vi ber om at du skriver et søknadsbrev i et eget felt, og anbefaler at du har søknadsteksten klar på forhånd.

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Generell informasjon

Vennligst merk at vi ikke kan legge til dokumentasjon etter søknadsfristen. Ettersom fristen er lik for alle søkere, skal denne praksisen sikre likebehandling gjennom hele rekrutteringsprosessen. Hvis du opplever problemer med å laste opp dokumenter i Jobbnorge, ber vi deg kontakte deres kundeservice. 

Den primære kommunikasjonsformen gjennom prosessen vil være e-poster og meldinger via Jobbnorge. Når du mottar varsel om en melding i Jobbnorge, ber vi deg logge inn for å lese den, da den kan inneholde viktig informasjon.

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.