Rådgiver

Om stillingen

Vil du bidra til å styrke dokumentasjonsforvaltningen ved et moderne og ambisiøst universitet?

Vi søker en erfaren og engasjert dokumentasjonsforvalter til fast 100 % stilling, som vil spille en sentral rolle i utviklingen av gode, effektive og sikre prosesser for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning ved Universitetet i Sørøst-Norge (USN). Vi ser etter deg som kan skape entusiasme for fagområdet gjennom kompetanse og engasjement! Hos oss får du jobbe i et kompetent fagmiljø med høye ambisjoner, hvor du vil bidra til kvalitet i saksbehandling, etterrettelig dokumentasjon og et godt beslutningsgrunnlag i hele organisasjonen.

Stillingen er plassert i seksjon for dokument- og informasjonsforvaltning, som inngår i Avdeling for digital utvikling, informasjonsforvaltning og IT. Hovedarbeidssted er fortrinnsvis campus Vestfold eller campus Porsgrunn, men andre campus kan vurderes. Tiltredelse er 01.12.2026.

Seksjonen har et overordnet ansvar for utviklingen av dokumentasjons- og informasjonsforvaltningen ved USN. Vi arbeider prosessbasert og jobber kontinuerlig med forbedring av arbeidsprosesser, systemer og tjenester. Vi forvalter universitetets sak- og arkivsystem, Public 360, og har prosessansvar for både innsyn og generell saksbehandling. Seksjonen består av 10 medarbeidere som leverer tjenester til hele organisasjonen i tett samarbeid med andre enheter.

Aktuelle arbeidsoppgaver

• Rådgivning, veiledning og opplæring av ansatte innen seksjonens ansvarsområde
• Brukerstøtte og forvaltning knyttet til sak- og arkivsystemet Public 360
• Bidra til kvalitetssikring av offentlig journal og håndtering av innsynssaker
• Utføre løpende drifts- og forvaltningsoppgaver innen fagområdet
• Delta i kartlegging, utvikling og forbedring av arbeidsprosesser og løsninger
• Bidra til at dokumentasjonsforvaltningen skjer i tråd med gjeldende lovverk og interne retningslinjer

Stillingen vil også kunne tillegges andre oppgaver innen seksjonens ansvarsområde.

 Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning fra universitet eller høgskole, minimum tilsvarende bachelornivå
• Realkompetanse kan i spesielle tilfeller kompensere for deler av kravet om formell utdanning
• Relevant erfaring med dokumentasjonsforvaltning fra offentlig sektor
• God kunnskap om relevant lovverk og gjeldende standarder innen dokumentasjonsforvaltning
• God IT-forståelse og erfaring med digitale arbeidsverktøy, herunder sak‑ og arkivsystemer
• Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsferdigheter i norsk, samt gode engelskkunnskaper

Hvem ser vi etter?

Vi søker en erfaren og faglig sterk medarbeider som kan bidra aktivt inn i seksjonens tjenesteleveranser. Vi ser etter deg som trives i skjæringspunktet mellom regelverk, teknologi og praksis. Du er faglig trygg, evner å gjøre komplekse krav forståelige for brukerne og bidrar til gode arbeidsprosesser i organisasjonen. 

For å lykkes i stillingen er det viktig at du:

• Har gode samarbeidsevner, og greier å skape gode relasjoner til kollegaer og samarbeidspartnere
• Er løsningsorientert, strukturert og serviceinnstilt
• Arbeider selvstendig og har god gjennomføringsevne 
• Har høy faglig integritet og kvalitet i arbeidet

Ved vurdering av søkerne legges det vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen.

Vi tilbyr

• Mulighet til å påvirke utviklingen av dokumentasjonsforvaltningen ved universitetet
• Gode muligheter for faglig utvikling og kompetanseheving i et fagfelt i rask utvikling
• Et inkluderende og tverrfaglig arbeidsmiljø med engasjerte og kompetente kolleger
• God pensjonsordning i Statens pensjonskasse
• Mulighet for trening i arbeidstiden

Lønn

Rådgiver (SKO1434): NOK 592 000 – 730 000

Lønnsplassering etter kvalifikasjoner og kompetanse. Fra lønna går lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Ansettelsen skjer på de vilkår som til enhver tid gjelder for ansatte i staten, og etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju. De som blir innkalt til intervju bes ta med kopi av attester og vitnemål.

Ansettelsesorgan er ansettelsesutvalget for teknisk-administrative stillinger ved Universitetet i Sørøst-Norge.

Den som ansettes, må rette seg etter de lover, forskrifter og avtaler som til enhver tid gjelder for stillingen.

Universitetet i Sørøst-Norge ønsker å ansette personale som gjenspeiler mangfoldet i befolkningen, og vi ønsker alle kvalifiserte søkere velkommen. Vi arbeider for å utvikle oss videre som en inkluderende arbeidsplass og for å tilrettelegge arbeidsplassen for de som har behov for det. Har du perioder i livet hvor du ikke har vært i arbeid, utdanning eller opplæring er du også velkommen til å søke arbeid hos oss. Per nå er det ingen mannlige ansatte i seksjonen, så menn oppfordres derfor til å søke.

I henhold til offentlighetslovens § 25 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Søkere vil bli varslet dersom slik anmodning ikke tas til følge.

Kontaktinformasjon

For spørsmål om stillingen:

Seksjonssjef Gro Wisting Haugland, e-post:

gro.haugland@usn.no, tlf: 31008512/90954155
 

For spørsmål om søknadsprosessen:

Personalrådgiver Karine Hammerstad-Aas, epost:

karine.hammerstad-aas@usn.no 

Slik søker du

Universitetet i Sørøst-Norge benytter elektronisk søknadsbehandling. Søkere til stillingen må registrere sin søknad og CV med vedlegg elektronisk via rekrutteringsportalen Jobbnorge ved å klikke på knappen  ”Søk stillingen”.

Her kan du lese mer om søknadsprosessen for teknisk-administrative stillinger ved Universitetet i Sørøst-Norge.

Vi gjør oppmerksom på at alle dokumenter må være på et skandinavisk språk eller på engelsk. Eventuelle oversettelser må være attesterte.

Har du høyere utdanning fra utlandet må den godkjennes av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse. Du må ha sendt inn søknad for godkjenning innen søknadsfristen til denne stillingen utløper. Legg ved kvittering på søknad eller vedtak når du søker. Godkjenningen må ettersendes og er en forutsetning for ansettelse i stillingen.

Det er søkers eget ansvar å sørge for at etterspurt dokumentasjon har blitt lastet opp til søknaden!

Universitetet i Sørøst-Norge er Charter & Code sertifisert av EU-kommisjonen, og har rettigheter til å bruke logoen HR Excellence in Research (HRS4R). Universitetet er også medlem i nettverket EURAXESS, som bidrar til gode arbeidsforhold for mobile forskere.

Bli kjent med oss

Universitetet i Sørøst-Norge (USN) er blant landets største høyere utdanningsinstitusjoner, med rundt 18 000 studenter og 1 900 ansatte. 

Video:

https://www.youtube.com/watch?v=SViTC1wg3I8