Økonomi- og innkjøpsmedarbeider

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video:

Om stillingen

Institutt for maskinteknikk og produksjon (MTP) søker en strukturert, serviceorientert og løsningsorientert medarbeider til en fast 100 % stilling. Hos oss får du en sentral rolle i oppfølging av bestillinger og fakturahåndtering, og blir en viktig bidragsyter til at både forskning og undervisning flyter godt i hverdagen.

Vi ser etter deg som trives med å holde orden, koordinere prosesser og hjelpe andre. Du liker å ha mange kontaktflater, følger opp saker helt til mål og evner å se både detaljene og helheten. Hos oss får du en sentral rolle i den daglige driften og blir en viktig støttespiller for instituttets ansatte med arbeidsoppgaver innen bestilling, innkjøp, oppfølging av leveranser og fakturabehandling.

MTP er et aktivt og ambisiøst fagmiljø i stadig utvikling, med høy aktivitet innen både forskning og undervisning og har sterk og tverrfaglig kompetanse innen blant annet logistikk, maskindesign, produktutvikling, materialvitenskap og risiko/pålitelighet i komplekse systemer. Arbeidet vårt bidrar til å utvikle fremtidens industrielle løsninger og gir deg som ansatt en unik nærhet til å støtte teknologi og innovasjon i praksis.

Hos oss blir du en del av en internasjonal arbeidsplass med rundt 200 ansatte fra hele verden – et miljø preget av samarbeid, høy kompetanse, stort engasjement og gode utviklingsmuligheter.

Hvorfor skal du velge MTP?

Du får en rolle med stor betydning. Du bidrar direkte til at forskning, undervisning og daglig drift fungerer effektivt. Gjennom god oppfølging av bestillinger, fakturaer og leveranser er du med på å sikre at ansatte og studenter får det de trenger, når de trenger det.

Du får bruke både økonomi- og administrasjonskompetansen din. Stillingen kombinerer oppgaver innen økonomi, innkjøp og administrasjon. Du blir en viktig rådgiver for ansatte i innkjøpsrelaterte spørsmål og får bred innsikt i hvordan en stor kunnskapsorganisasjon fungerer.

Du får en rolle med utviklingsmuligheter. Stillingen gir deg god innsikt i og erfaring med innkjøpsprosesser, økonomistyring og offentlige rutiner. Dette gir et solid fundament for videre karriereutvikling innen økonomi, innkjøp eller administrasjon.

Du blir en del av et internasjonalt og inkluderende arbeidsmiljø. Du jobber tett med både vitenskapelige og administrative ansatte, og får god innsikt i den spennende aktiviteten som foregår ved instituttet

Du blir en del av et sterkt faglig fellesskap. Du inngår i instituttets administrasjon sammen med kolleger innen økonomi, HR og studier. Samtidig blir du en del av NTNUs utvidede økonomimiljø, gjennom blant annet innkjøpsnettverk på fakultetet.

Du får et arbeidsmiljø det er lett å trives i. Vi legger vekt på samarbeid, tillit og utvikling. Hos oss møter du inkluderende kolleger, høy faglig kompetanse og gode muligheter for å utvikle deg videre, både faglig og personlig.

Din nærmeste leder er administrativ leder, og ditt arbeidssted er Gløshaugen, Trondheim. 

Hva går jobben ut på?

• håndtere bestillinger i henhold til gjeldende rutiner og regelverk 
• rådgivning på innkjøpsområdet til ansatte
• bilagshåndtering og fakturabehandling 
• bidra til god planlegging og effektiv koordinering av innkjøp
• Sikre at leveranser møter krav til tid, pris, kvalitet og tekniske spesifikasjoner
• oppfølging av bestillinger og leveranser, håndtere reklamasjoner og mangelfulle leveranser
• oppdatere og vedlikeholde enhetens innkjøpsplaner
• aktiv deltagelse i tverrfaglige nettverk og aktuelle fora ved NTNU

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

• bachelorgrad innen økonomi, regnskap, administrasjon eller tilsvarende fagområde eller minimum tre års relevant arbeidserfaring innen økonomi, regnskap, administrasjon eller innkjøp som kan kompensere for utdanningskravet
• god muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk
• god digital kompetanse og erfaring med administrative systemer og Microsoft 365
• kjennskap til lover, regler og retningslinjer for offentlige anskaffelser

Det en fordel at/om du har

• erfaring med innkjøp og offentlige anskaffelser 
• kjennskap til systemer som Unit4, TopDesk, Marcell Tendsign, SAP og/eller Power BI
• sertifisering i SOA Basis 
• erfaring fra større organisasjoner eller offentlig sektor 

Vi ser etter deg som

• jobber strukturert, systematisk og nøyaktig
• har en sterk serviceinnstilling og god forståelse av rollen
• trives med å håndtere flere oppgaver samtidig 
• er en «do’er» med økonomiforståelse og høy administrativ gjennomføringsevne
• har gode samarbeidsevner, samtidig som du kan jobbe selvstendig og tar initiativ
• har interesse for logistikk, økonomi og effektiv drift
• kommuniserer godt med mennesker med ulik faglig og kulturell bakgrunn

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen.

Hvorfor skal du velge oss? 

Som ansatt ved NTNU får du tilgang til en rekke goder og fordeler, inkludert gode pensjons-, forsikrings- og låneordninger gjennom Statens pensjonskasse.

Vi mener at MTP er en spesielt god arbeidsplass på NTNU. Hos oss trives vi – både med arbeidsoppgavene våre og med hverandre. Medarbeiderutvikling er en viktig grunnpilar, og vi er opptatt av at den enkelte skal oppleve å bli sett og hørt, kjenne på mestring og ha muligheter for faglig og personlig utvikling. Dersom du ønsker å bidra til et inkluderende, positivt og raust arbeidsmiljø, vil du passe godt hos oss.

Vi jobber aktivt med arbeidsmiljøet og tilrettelegger for en god balanse mellom arbeid og trivsel. For deg som er glad i å sykle til jobb, tilbyr vi blant annet gratis sykkelservice og rabatter på utstyr. Gjennom ordningen HjemJobbHjem får du i tillegg gunstige priser på kollektivtransport og mulighet for gratis lån av elsykkel (og rabatert pris om du ønsker å kjøpe en).

Administrasjonen ved MTP organiserer også felles treningstilbud på slutten av arbeidsdagen for dem som ønsker det – et frivillig tiltak for å bidra til mer aktivitet i en ellers stillesittende arbeidshverdag.

Har du spørsmål er du hjertelig velkommen til å kontakte enten administrativ leder Ingjerd Strand på telefon 98068182, eller epost ingjerd.strand@ntnu.no, eller HR rådgiver ved instituttet Linn-Cecilie Brattheim på telefon 41658994 eller epost linn.c.felle@ntnu.no Dersom vi mener du er aktuell for stillingen, vil vi tilby omvendt referansesjekk. Da får du mulighet til å snakke med en medarbeider på MTP om det du måtte ønske.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.  

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 

Lønn og vilkår 

I stillingen som førstekonsulent/seniorkonsulent kode 1408/1363 vil du normalt lønnes fra brutto kr 540 000 – 650 000 pr. år / lønnes etter avtale avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis. 

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Ved søknadsbrev:

Søknaden må inneholde: 

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller imøtekomme utlysningen
• CV
• vitnemål
• ev. attester

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. 

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Administrativ leder Ingjerd Strand, tlf. 98068182, e-post ingjerd.strand@ntnu.no. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR Rådgiver Linn-Cecilie Felle Brattheim, e-post: linn.c.felle@ntnu.no

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 16.08.2026