Referanser i jobbsøknaden: hvem du velger og hvordan du forbereder dem

Referanser er menneskene som kan svare på spørsmålet søknaden din ikke kan: stemmer det du sier om deg selv? En arbeidsgiver som ringer en tidligere leder, vil høre om du faktisk gjorde det du skriver, og hvordan du var å ha på laget. Derfor er gode referanser, valgt med omhu og forberedt, et undervurdert kort i jobbjakten.

Denne guiden tar deg gjennom hele referanse-delen: hvem du velger, hvor mange du trenger, hvordan du forbereder dem, når du oppgir dem, og hva som faktisk skjer i en referansesjekk. Skal du oppdatere CV-en samtidig, finner du fremgangsmåten i guiden om hvordan du skriver en CV.

Dette er generell informasjon om vanlig praksis i norsk rekruttering. Det finnes ikke én fasit, og rutinene varierer mellom bransjer og bedrifter. Bruk rådene som utgangspunkt, ikke som regler.

Hvem du bør velge som referanse

Den beste referansen er noen som har sett deg jobbe og kan si noe konkret om innsatsen din. Det utelukker familie og venner. De kjenner deg godt, men de kan ikke uttale seg om hvordan du løser oppgaver eller fungerer i et team.

En tidligere leder veier tyngst. De har vurdert arbeidet ditt, fordelt oppgaver og sett deg under press. Når en arbeidsgiver ringer, er det den vurderingen de er ute etter.

Har du ikke en leder å vise til, finnes det gode alternativer:

• En tidligere kollega som jobbet tett med deg, og som kan beskrive hvordan du var å samarbeide med.
• En oppdragsgiver eller kunde hvis du har vært selvstendig eller hatt prosjektarbeid.
• En veileder fra studiet eller en praksisplass hvis du er tidlig i karrieren og mangler arbeidsledere.

Er du nyutdannet eller har lite erfaring, er det helt vanlig å bruke en kollega, en veileder eller en sjef fra en deltidsjobb. Poenget er ikke tittelen på referansen, men at personen kan svare ærlig og konkret på hvordan du jobber.

Velg også referanser som faktisk vil snakke positivt om deg. Det høres opplagt ut, men en lunken eller motvillig referanse gjør mer skade enn ingen referanse. Er du i tvil om hva noen kommer til å si, velg en annen.

Hvor mange du trenger

To til tre referanser er det vanlige. Da har arbeidsgiver nok kilder til å danne seg et bilde, uten at du sliter ut nettverket ditt for hver eneste søknad. Noen oppgir opptil fire eller fem, særlig til lederstillinger eller i grundige prosesser, men for de fleste jobber holder det med to til tre.

Kvalitet slår antall. Tre personer som kjenner arbeidet ditt og kan gi konkrete eksempler, er verdt mer enn fem som så vidt husker hvem du er. Velg de som har mest å si om akkurat det denne jobben krever.

Hvordan du forbereder referansene dine

En referanse som blir ringt opp uventet og må lete etter ord, gjør deg en bjørnetjeneste. En forberedt referanse gjør det motsatte. Forberedelsen handler om to ting: å spørre om lov, og å gi nok informasjon.

Spør alltid først

Aldri oppgi noen som referanse uten at de vet det. Det er både uhøflig og risikabelt. Blir personen ringt opp uforberedt, kan de bli usikre, svare avmålt, eller i verste fall si at de ikke ønsket å være referanse. Send en melding eller ta en telefon, og spør rett ut om de stiller opp.

Fortell dem hva jobben går ut på

Når noen har sagt ja, gi dem konteksten de trenger. Send en kort beskjed med:

• Hvilken stilling du har søkt på, og hos hvem.
• Hva rollen krever, gjerne to eller tre nøkkelpunkter fra utlysningen.
• Hva du gjerne vil at de fremhever, hvis det er noe spesielt som er relevant.

Da kan referansen tenke gjennom gode eksempler på forhånd, og trekke frem akkurat det som treffer denne jobben. En referanse som vet at stillingen handler om kundekontakt, vil snakke om hvordan du var med kunder, ikke om noe helt annet.

Det er også en god anledning til å holde kontakten ved like. En kort melding der du forteller hvor du søker, minner referansen på deg og holder relasjonen varm til neste gang.

Når i prosessen du oppgir referanser

Du oppgir som regel ikke referanser i selve søknaden. De kommer sent, oftest etter et intervju, når arbeidsgiver vurderer å gi deg tilbudet og vil sjekke det du har fortalt. Da ber de om referanser, og du leverer en kort liste med navn, relasjon, telefonnummer og e-post.

Det er rekkefølgen som gjør at referansene dine ikke blir ringt for hver søknad du sender. Hadde du oppgitt dem fra start, ville de samme tre personene blitt kontaktet om og om igjen, også for jobber du aldri kom videre i. Ved å vente til du er aktuell, beskytter du både tiden og tålmodigheten deres.

Det finnes ett unntak: ber annonsen uttrykkelig om referanser allerede i søknaden, følger du det. Hopper du over et eksplisitt krav, risikerer du at søknaden havner i nei-bunken. Les utlysningen nøye, og gjør det den ber om.

Når du har levert listen, gi referansene en siste beskjed: si at de nå kan bli kontaktet, og av hvem. Da er de klare når telefonen ringer.

Skal referanser stå på CV-en?

Som hovedregel: nei. Du lister ikke opp referanser med navn og nummer på CV-en. I stedet skriver du én linje nederst:

«Referanser oppgis på forespørsel»

Det er det forventede, og det gjør to ting. For det første sparer du plass, som du heller bruker på erfaring og kompetanse, det arbeidsgiver faktisk leser CV-en for. For det andre beskytter du referansene dine. En CV kan havne mange steder, og du vil ikke at andres telefonnummer skal ligge åpent for alle som får dokumentet i hendene.

Unntaket er igjen når annonsen ber om referanser direkte. Da legger du dem ved slik utlysningen ber om, gjerne i et eget vedlegg eller nederst i søknaden.

Hva en referansesjekk er

En referansesjekk er samtalen der arbeidsgiver ringer referansene dine for å høre om deg. Den skjer typisk helt mot slutten, når du er en av de siste kandidatene, og kan være det som avgjør om du får tilbudet.

Mange gruer seg til dette og ser for seg en utspørring etter feil. Slik er det sjelden. Formålet er å bekrefte og fylle ut, ikke å felle deg. Arbeidsgiver vil høre om det du har fortalt stemmer, og få et utenforstående blikk på hvordan du jobber.

Spørsmål som ofte stilles

Spørsmålene varierer, men flere går igjen:

• Bekreftelse: Kan du beskrive kort hvilke oppgaver og hvilket ansvar kandidaten hadde?
• Samarbeid: Hvordan var kandidaten å jobbe sammen med, i team og med ledere?
• Styrker og svakheter: Hva er kandidaten god på, og hvor er det rom for utvikling?
• Prestasjon: Hvordan leverte kandidaten på oppgavene sine, og hvordan håndterte de press?
• Oppfølging fra intervjuet: Ofte vil de ha referansens perspektiv på noe konkret som kom opp i samtalen med deg.

Noen spørsmål er rett og slett kontroll: stemmer datoene, stemmer stillingstittelen, var arbeidsforholdet slik du beskrev det. Derfor lønner det seg å være ærlig hele veien. Det du sier i intervjuet, bør tåle å bli bekreftet av en referanse.

Vil du vite mer om hva som kommer opp tidligere i prosessen, før referansesjekken, ser du guiden om vanlige intervjuspørsmål og hvordan du svarer.

Kort oppsummert

Referanser er et lite, men viktig steg som mange tar for lett på. Velg to til tre personer som har sett deg jobbe, helst en tidligere leder. Spør alltid om lov, og fortell dem hvilken jobb du har søkt på, så de kan svare konkret. Oppgi dem sent i prosessen, ikke i selve søknaden, og skriv «oppgis på forespørsel» på CV-en i stedet for en liste. Når referansesjekken kommer, er den til for å bekrefte og fylle ut, ikke for å ta deg.

Har du referansene klare, er du ett steg foran. Skal du videre, se ledige stillinger og finn jobben du vil forberede referansene dine til.